Arbeitsorganisation
Persönlichen Stress vermeiden
An seiner Leistungsgrenze zu arbeiten gehört heute fast schon zum guten Ton. Sollte es aber nicht. Denn es ist mit Stress verbunden.
Von Urs Hof (Text)
Stress ist einerseits eine Belastung für unsere mentale und körperliche Gesundheit, andererseits auch ein Risiko für die Wirtschaft: Stress mindert langfristig unsere Effizienz und die Qualität unserer Arbeit. Entsprechend wichtig ist es, mit der richtigen Arbeitsorganisation Stress entgegenzuwirken.
Unter Arbeitsorganisation sind verschiedenste Aspekte vereint: Aufgabenteilung, Arbeitszeiten, Führung und Verantwortlichkeiten, Arbeitsanforderung, Arbeitsmenge, Arbeitsgestaltung, eigenes Leistungsvermögen und Zusammenarbeit im Team. Kommt es zu einem Ungleichgewicht in diesem Gesamtgefüge, sind Demotivation und gesundheitliche Probleme der Mitarbeitenden die Folge.
Anforderungen und Fähigkeiten des Mitarbeitenden müssen übereinstimmen, denn sowohl Unter- als auch Überforderung können zu Stress führen. Zugleich sollte die Arbeitsmenge stimmen – permanent überlastete Mitarbeitende werden müde, unmotiviert und machen mehr Fehler. Unsicherheit, Reizbarkeit und Aggressivität steigen. Aus Stress kann sich im schlimmsten Fall eine psychische Krankheit wie eine Depression oder ein Burn-out entwickeln. Auch physische Beschwerden wie Bluthochdruck, Herzrhythmusstörungen, Magen-Darm-Störungen und Diabetes können Folgen von Überlastung und Dauerstress sein.
Die Schwierigkeit dabei ist, dass wir alle unterschiedlich auf Belastungen reagieren. Was für den einen stimmt, ist für den andern zu viel – oder eben zu wenig Herausforderung. Daher ist ein offener Austausch zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden unabdingbar. Beispielsweise müssen Ziele klar definiert sowie die Funktionsbeschriebe auf die individuellen Fähigkeiten der Mitarbeitenden abgestimmt sein. Eine gerechte Verteilung der Arbeitslast und persönliche Gestaltungsfreiräume erhöhen die Effizienz und die Zufriedenheit im Team. Wichtig ist auch das Einhalten der gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeitenbestimmungen. So kommt der Arbeitgeber weitgehend seiner Verantwortung nach, die Rahmenbedingungen für eine gelungene Arbeitsorganisation zu schaffen und Gesundheitsbelastungen zu vermeiden.
Ein gesunder, ausgeglichener Lebensstil sowie effizientes Arbeiten helfen, die Arbeitsorganisation zu verbessern und Stress zu vermeiden. Und Sie können selbst mehr dazu beitragen, als Sie denken.
Unter Arbeitsorganisation sind verschiedenste Aspekte vereint: Aufgabenteilung, Arbeitszeiten, Führung und Verantwortlichkeiten, Arbeitsanforderung, Arbeitsmenge, Arbeitsgestaltung, eigenes Leistungsvermögen und Zusammenarbeit im Team. Kommt es zu einem Ungleichgewicht in diesem Gesamtgefüge, sind Demotivation und gesundheitliche Probleme der Mitarbeitenden die Folge.
Anforderungen und Fähigkeiten des Mitarbeitenden müssen übereinstimmen, denn sowohl Unter- als auch Überforderung können zu Stress führen. Zugleich sollte die Arbeitsmenge stimmen – permanent überlastete Mitarbeitende werden müde, unmotiviert und machen mehr Fehler. Unsicherheit, Reizbarkeit und Aggressivität steigen. Aus Stress kann sich im schlimmsten Fall eine psychische Krankheit wie eine Depression oder ein Burn-out entwickeln. Auch physische Beschwerden wie Bluthochdruck, Herzrhythmusstörungen, Magen-Darm-Störungen und Diabetes können Folgen von Überlastung und Dauerstress sein.
Die Schwierigkeit dabei ist, dass wir alle unterschiedlich auf Belastungen reagieren. Was für den einen stimmt, ist für den andern zu viel – oder eben zu wenig Herausforderung. Daher ist ein offener Austausch zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden unabdingbar. Beispielsweise müssen Ziele klar definiert sowie die Funktionsbeschriebe auf die individuellen Fähigkeiten der Mitarbeitenden abgestimmt sein. Eine gerechte Verteilung der Arbeitslast und persönliche Gestaltungsfreiräume erhöhen die Effizienz und die Zufriedenheit im Team. Wichtig ist auch das Einhalten der gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeitenbestimmungen. So kommt der Arbeitgeber weitgehend seiner Verantwortung nach, die Rahmenbedingungen für eine gelungene Arbeitsorganisation zu schaffen und Gesundheitsbelastungen zu vermeiden.
Ein gesunder, ausgeglichener Lebensstil sowie effizientes Arbeiten helfen, die Arbeitsorganisation zu verbessern und Stress zu vermeiden. Und Sie können selbst mehr dazu beitragen, als Sie denken.
Symptome von Stress erkennen
Stresshormone verändern unsere Selbstwahrnehmung. Unter Dauerstress erkennen wir oft gar nicht mehr, wie erschöpft wir eigentlich sind. Erschöpfungssymptome wie Konzentrationsschwierigkeiten, Schlafstörungen oder Appetitlosigkeit werden oft ignoriert oder viel zu spät ernst genommen.
Die Selbstwahrnehmung sollte getrackt werden. Man sollte Art und Häufigkeit von Erschöpfungssymptomen festhalten und versuchen, den Umgang mit Druck und Stress offen zu thematisieren und dabei auf die Einschätzung der Mitmenschen zu vertrauen.
Sich realistische Ziele setzen
Ziele sind eine wichtige Voraussetzung für effektives Zeitmanagement. Sie sind motivierend und führen zu Erfolgserlebnissen. Ziele können aber auch blockieren, wenn sie nicht realistisch oder unklar sind. Die Qualität von Zielsetzungen erkennt man oft erst, wenn man sie schwarz auf weiss vor sich sieht. Tages-, Projekt- oder Jahresziele sollte daher schriftlich festgehalten werden. Je konkreter die Ziele sind, desto einfacher und effizienter ist es, sie zu erreichen.
Zeit effizient nutzen
Effizienz am Arbeitsplatz hat viel mit unserer Arbeitstechnik und guter Planung zu tun. Es lohnt sich, die Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren, bevor man mit der eigentlichen Arbeit beginnt. Man sollte eine Wochenplanung führen und sich die Agenda als leeren Krug vorstellen, in den man seine Aufgaben wie Steine füllen. Zuerst nimmt man die wichtigen Aufgaben, d.h. die grossen Brocken, in Angriff. Anschliessend füllt man den Krug mit kleineren Aufgaben, d.h. den Kieselsteinen, auf. Man wird erstaunt sein, wie viel neben den grossen Brocken noch Platz hat.
Fokussiert arbeiten
Externe sowie auch selbstverschuldete Unterbrechungen sind in der heutigen Arbeitswelt allgegenwärtig: ständige Erreichbarkeit via E-Mail und Telefon, Push-Nachrichten auf dem Smartphone, Lärmbelästigung durch Open Space Offices. Man sollte versuchen, immer nur eine Aufgabe auf einmal zu bearbeiten und diese abschliessen, bevor man die nächste angeht.
Damit dies gelingt, sollten man Störungen und Ablenkungen möglichst vermeiden. Beispielsweise durch Stummstellen des Smartphones, durch Aufsuchen eines ungestörten Arbeitsraums oder dadurch, dass man teamintern «störungsfreie Stunden» festlegt.
Weitere Tipps zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz im Büro bietet die Eidgenössische Koordinationskommission für Arbeitssicherheit EKAS. Kostenlos stellt sie auf ihrer Website Broschüren und Online-Tools mit Informationen und Tipps zur Verfügung.
prävention-im-büro.ch
